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如何运用华天动力协同OA系统做好项目预算

发布时间:2018-07-25 16:05:57 来源:中国网 作者:中国网
[摘要]预算是否超支是项目成败的试金石。从很大程度上决定了一个项目是否能盈利。当成本超出预算从而大于利润时,一个项目即使完成的很完美,实际...
预算是否超支是项目成败的试金石。从很大程度上决定了一个项目是否能盈利。当成本超出预算从而大于利润时,一个项目即使完成的很完美,实际上对于企业来说也是巨大的失败,导致亏本,所以预算超支绝对是项目经理的噩梦。如何做好预算,并在项目的各个环节做好费控,是一个项目成败的重中之重,也是项目经理是否合格的重要考核指标。那么第一步如何做好项目预算,并在项目实施的每个环节合理费控,从而促使整个项目的成功呢?华天动力协同OA系统可以凭借费控的项目预算平台,轻轻松松帮项目经理搞定项目预算全流程管控。

华天动力协同OA系统的项目预算平台是对费用支出与资金财务进行全流程的预算费控管理,并非OA系统中的某个功能模块所能解决的,华天动力协同OA系统专门为“项目预算费控的全程管理”构建了一个完整的支撑体系,其中包括前期计划阶段的预算大纲编制,预算执行过程中的费用管控,和对预算执行情况的分析与数据呈现。下面详细说明华天动力协同OA系统项目预算平台的几个突出特点。

一、准确了解项目需求,流程记录相关者确认信息

有过项目管理经验的项目经理可能都明白,导致项目预算超标的一个关键因素是前期供需双方即利益相关者没有准确的沟通需求,并各个环节确认,导致供需双方的目标不一致,例如装饰装修项目对材料的采购上,可能需求方需要的是一种更贵的物料,但是工程方理解为一款相对便宜的物料,但是在实际施工时,这种材料却被否定了,工程方却拿不出当时确认材料时有利的证据,导致材料上和人工上双重的超预算。这种情况常常有。

华天动力协同OA系统项目预算平台通过企业信息库和工作流管理,详细管理记录需求确认环节,确保在预算前准确科学确认项目各个环节的具体需求,并详细记录在案,确保后期实施过程中出现分歧时被查。

如上图所示项目经理可以从全能企业信息库中提取物料信息供需求方挑选并确认,给需求方一个直观的选购平台,通过物料的直观了解和过往的成功案例,科学挖掘需求方真正需求,让需求明确知道预期效果,减少因需求目标和期望的不明确导致的信息不对称,并快速的对物料进行筛选、比价。并通过过往的价格信息,迅速确认价格,减少预算误差。

二、确定费控的预算科目,充分考虑突发事件

项目经理在编制预算科目时,会根据项目本身的特点对预算科目分级并确认哪些费用需要进行预算费控,哪些支出则不需要进行费控,一般会将费用支出大致分为两大类,第一类是管理费用,主要包括工资、奖金、保险公积金、房租、水电,广告费、活动费、业务招待、差旅、交通、会务、培训等各类费用;二是非管理费用,比如营业税、增值税、所得税等各类税费。如下图,

并在制定预算科目的时候,充分考虑突发事件的发生,一些不可控因素,例如可能会影响供应量、资源、劳动力、融资、产品/服务短缺、汇率等的外部环境因素。今天的价格或费率可能不会贯穿到项目的后期阶段。

通过企业信息库提供的信息,提取优质供应商,确保采购物品质量的保障和价格的稳定性,并通过合同和流程的可查性,确保供应商履行承诺。

三、细化预算明细,分阶段规划预算

一个项目,如果是小的项目,可能不需要预算细分,但是如果是大的项目,需要几个月,一两年才能完成的项目,就必须进行项目细分,为了防止年初花钱、年中预警、年末超支的情况出现,甚至要细到制定月度预算、项目阶段性预算。如果上月预算金额没花完,系统自动把剩余额度划到下个月预算,如果月度金额已经花完,该月度的花销申请将无法提出,此时需重新申请修改月度预算额度,通过领导审批,就可以增加预算。

从上图“生产事业部年度/月度预算申报”可以看出,该项目生产事业部在2018年申报的预算总额是400000元,预算科目分别为“差旅费、管理费、培训费以及其他费用”,同时生产事业部也对各月度预算进行了申报。

四、项目组全员了解预算费用,对自我预算负责

保持预算的一个很重要的部分是确保所有项目成员也了解当前的预算状况,做到全员心中有数。让项目团队了解项目预算预测,一个知情的团队才有可能控制自己的支出,从而全员自我约束,避免超预算。华天动力协同OA系统通过在每次报销环节提示该项目该类别还剩多少预算,如果超预算,则不能提交报销申请单,并且报销申请单提交后,OA系统自动将这部分金额进行冻结,从总预算里扣除,如果申请没通过就退回到总预算中,免除同时递交申请导致超支的情况出现。同时还可自行设置超预算预警,例如在50%、80%的时候,系统自动进行提醒。

如上图“经费报销单”其中在预算科目中选择招待费,系统就自动显示招待费部分的可用额度是多少,必须在额度内方可报销。同时也让项目组成员了解到当前还剩下的额度是多少,是否该减少此项花销。

五、实时查看预算数据,及时重新预测、评估,控制总预算

一个没有预算管理和阶段性重新预测的项目将注定失败。频繁的预算监督对于防止预算的过度失控来说至关重要。10%的预算超支比50%的超支更容易纠正,如果项目经理不时常关注预算和重新预测,那么项目经理可能10%的超支变成50%的预算超支时才发现情况,导致超预算的失控。分阶段性的预算审查,把每个阶段都控制在预算内,将大大提高控制预算的可能性。

华天动力协同OA系统通过各种可视化表格,可以让项目经理分阶段性的了解项目的花费情况,预算花销情况一目了然,哪个环节严重超预算,可以具体查询到该环节的操作过程,查明具体原因,具体的实施人,如果遇到问题,超预算或者过多预算没有花完,可以及时查明原因,对阶段性预算进行调整,或进行其他方面的调整。

综上所述,做好项目预算科学费控是一个项目成败的命脉,华天动力协同OA系统,可以从多个维度对项目预算进行全过程管理。从准确了解项目需求、确定费控预算科目、细化预算明细、全员控制预算,再到预算数据的阶段性查询控制调整,华天动力协同OA系统都提供了方便有效的解决方案。使项目经理可以轻松的制定科学合理的预算目标,并且全程对预算情况进行监控,做出有建设性的调整,从而使整个项目的花销都在预算范围内进行,确保整个项目获得最终的胜利。

OA系统:http://www.oa8000.com/

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